FASES DEL CICLO DE VIDA

La Planificación

La figura 8.2 es un modelo gráfico de la fase de la planificación. En ella se muestran todos los pasos a seguir, que describiremos con mayor detalle a continuación, y se identifican las responsabilidades del comité de MIS, del gerente del área usuaria y del analista de sistemas. Durante las primeras fases del desarrollo de un sistema, el analista de sistemas es el especialista en información que tiene la responsabilidad primaria de trabajar con el usuario. 

 1. Reconocer el problema

Por lo regular son los gerentes de la compañía, los no gerentes y elementos del entorno de la compañía los que reconocen la necesidad de un proyecto  de CBIS. Son pocos los casos en que los especialista en información de la unidad de servicios de información proporcionan el estímulo, ya que no siempre están en el lugar en que pueden percibirse los síntomas de un problema.

 2. Definir el problema

Una vez que el gerente se da cuenta de que existe un problema, debe entenderlo lo bastante bien para buscar una solución. No obstante, el gerente no intenta recabar toda la información en este punto; solo procura identificar donde existe un problema y que lo está causando.

 3. Fijar los objetivos del sistema

El gerente y el analista de sistema preparan una lista de los objetivos que el sistema debe cumplir  para satisfacer  a los usuarios. En este punto, los objetivos se expresan únicamente en términos generales, posteriormente se harán más específicos.

 4. Identificar las restricciones del sistema

El nuevo sistema no opera libre de restricciones. Algunas restricciones las impone el entorno, como cuando el gobierno pide informes fiscales y los clientes requieren información de facturación. Otras restricciones las impone la gerencia de la compañía, como la condición de usar hardware ya existente o tener el sistema funcionado para cierta fecha. Es importante identificar estas restricciones antes de comenzar a trabajar realmente en el sistema. Así, tanto el diseño del sistema como las actividades del proyecto se ajustaran a las restricciones.

5. Realizar un estudio de factibilidad

Un estudio de factibilidad es una breve mirada a los principales factores que influirán en la capacidad del sistema para alcanzar los objetivos deseados.

 6. Preparar una propuesta de estudio de sistema

Si el sistema y el proyecto parecen factibles, será necesario realizar un estudio de sistema con todas las de la ley. El estudio de sistemas proporcionara la base detallada para diseñar el nuevo sistema en términos de que debe hacer y como de hacer. El analista prepara una propuesta de estudios de sistemas que proporciona al gerente una base para decidir si incurrirá o no en el gasto de análisis.

 7. Aprobar o rechazar el proyecto de estudio 

El gerente y el comité director sopesan los pros y contras del proyecto y diseño de sistemas propuestos, y deciden si proceder o no: una decisión en favor/en contra. 
Para tomar su decisión, el comité hace dos preguntas claves:
1. ¿El sistema propuesto alcanzara sus objetivos?
2. ¿El proyecto de estudio propuesto es la mejor forma de realizar el análisis d sistema?
Si la decisión es en favor, el proyecto pasa a la fase de estudio. Si la decisión es en contra, todas las partes dirigen su atención a otras cosas.
Establecer un mecanismo de control
Antes de iniciarse el estudio de sistema, el comité director de MIS establece el control del proyecto especificando lo que se hará, quien lo hará cuando se hará.

8. Supervisión del avance del proyecto

Una vez establecido el programa del proyecto, se debe documentar en una forma que facilite el control. Se pueden usar varias técnicas de documentación, que incluyen diversos tipos de esquemas, gráficas y diagramas.

La fase de análisis

Una vez completada la planificación y establecido el mecanismo de control, el equipo de proyecto para el análisis del sistema existente. El análisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propósito de diseñar un sistema nuevo o mejorado. 
Durante la fase de análisis, el analista de sistema sigue trabajando con el gerente, y el comité director de MIS interviene en puntos cruciales, como se muestra en la figura 8.4

1. Anunciar el estudio de sistemas

Cuando una compañía implementa una nueva aplicación de computadoras, la gerencia toma decisiones para que los empleados cooperen en el proceso, y para que los esto se lleve a cabo, la gerencia debe informarle a sus empleados, mediante una reunión o por medio de boletines, explicando las razones para realizar el estudio y los beneficios que trae el nuevo sistema para la compañía y sus empleados.

2. Organizar el equipo de proyecto

Se reúne el equipo que realizará el estudio y como políticas de muchas empresas se nombra a un usuario como jefe del proyecto.

3. Definir las necesidades de información

             Para detectar cuál es la necesidad del usuario, los analistas recolectan información mediante entrevistas personales, búsqueda de archivos y encuestas. El método más acertado son las encuestas personales  porque: 
   - Ofrecen la oportunidad de observar el lenguaje

   - Establece vínculos de confianza mutua.

   - Proporciona la oportunidad de expresar diferentes opiniones y críticas.

Este es un punto donde el analista reúne la información del sistema existente y añade documentación nueva si es necesario. Muchas veces se usa el diccionario de proyectos para describir la documentación que define un sistema.

4. Definir los criterios del desempeño de sistema

         Luego de definir las necesidades de información es posible especificar exactamente qué es lo que debe lograr el sistema o la mejora para la cual fue creado o modificado el nuevo sistema.

5. Preparar la propuesta de diseño

         El analista del sistema le da una segunda oportunidad al gerente para que tome otra decisión que sea en contra o a favor. Si aprueba la decisión en la propuesta del sistema.

6. Aprobar o rechazar el proyecto de diseño

        En esta fase el gerente y el comité evalúan dicha propuesta de diseño y determinan si darán o no su aprobación. En algunos casos se puede pedir al equipo una nueva presentación un nuevo análisis otra propuesta o abandono del proyecto, si aprueban la propuesta el proyecto pasa a la fase del diseño.

Fase del diseño

        El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis.  Esta parte es la determinación de los procesos y datos que requieren el nuevo sistema. 

      La figura 8.6 es un modelo gráfico de la fase del diseño, en ella se muestran todos los pasos que describiremos con mayor detalle a continuación.

1. Preparar el diseño de sistema detallado

        El analista trabaja con el usuario y documenta el diseño del nuevo sistema empleando las herramientas como las que se describen en los apéndices. En la tabla 8.2 se dictan las herramientas que mas se usan.

2. Identificar configuraciones alternativas del sistema

      Este es un proceso que inicia con la identificación de diversas combinaciones que puedan llevar a cabo cada tarea.

3. Evaluar las configuraciones alternativa

    El analista junto con el gerente avalúa las alternativas, seleccionando la que mejor permita al subsistema satisfacer los criterios de desempeño.

4. Seleccionar la mejor configuración

    El analista junto con el gerente avalúa todas las configuraciones de los subsistemas y los ajusta a una sola configuración, de esta manera se la presenta al gerente si loa aprueba, se busca la aprobación del comité.

5. Preparar la propuesta de implementación 

      El administrador de base de datos es el único encargado de modificar y ajustar el formato al nuevo diseño de sistema.

6. Aprobar o rechazar la implementación del sistema

  La decisión de continuar con la fase de aplicación depende del incremento de los participantes, si los beneficios del sistema exceden los costos, se aprobará la aplicación.

Fase de la Implementacion

 Es la integración de los recursos físicos y funcionales que producen un sistema funcional.

El objetivo de esta fase es realizar las actividades necesarias para poner a disposición de los usuarios el sistema de información.

1. Planear la implementación

Ya que los gerentes entienden muy bien lo que se necesitará para la aplicación del diseño del sistema ellos pueden utilizar estos conocimientos para crear un plan de implementación detallado.

2. Anunciar la implementación

El proyecto de aplicación se les anuncia a los empleados por medio de memorándum, reuniones o boletines de información con la finalidad de que sepan de aplicación del nuevo diseño y la cooperación para que se efectúe el mismo.

3. Obtener los recursos de hardware

El diseño del sistema se presenta a los proveedores y los tipos de equipo de cómputo incluidos en las configuraciones aplicadas. A cada proveedor se le promociona una solicitud de propuesta. Cuando se analiza todas las propuestas el comité selecciona el o los proveedores, una vez aprobada la decisión la compañía hace el pedido.

4. Obtener los recursos del Software

Se realiza la codificación y se aprueban los recursos del software y se aprueban los programas, si se selecciona el software de aplicación se realiza los mismos procedimientos para la selección de hardware.

5. Preparar la propuesta de implementación

El analista prepara su propuesta de aplicación para poner en práctica incluyendo los beneficios esperados y los costos.

*Prepara las instalaciones físicas: si el hardware nuevo no cabe en las instalaciones existentes, es necesario realizar una remodelación esta remodelación de programarse de manera que coincida con el plan de proyecto.

*Educar a los participantes y usuarios. A todo el personal y usuario que afecte el nuevo sistema deben enseñarle el papel que desempeñarán cada uno en el sistema.

*Preparar la propuesta de corte y cambio. El proceso de suspender el sistema anterior e iniciar el uso del nuevo sistema se le denomina corte y cambio. Cuando está concluyendo el proyecto los especialistas recomiendan al gerente realizar el corte y cambio, la propuesta se puede realizar por memorándum o un informe oral.

*Aprobar o rechazar el corte y cambio al nuevo sistema. Si es aprobada la propuesta la gerencia y el comité fijan fecha del corte y cambio y si rechaza la propuesta se especifican las acciones por realizar antes de que vuelva a considerar el corte y cambio, luego se fija una nueva fecha.


Corte y cambio al nuevo sistema 

Hay (4) estrategias básicas

1 Un piloto: es un sistema de prueba que se aplica en un subconjunto como en una oficina. Si funciona se aplica en el resto de las oficinas.

2 Inmediata: es cuando se realiza la conversión del viejo por el nuevo en un día dado, esto sólo es factible en compañías pequeñas.

3 Por fase: en este es cuando el corte y cambio se realiza parte por parte, ejemplo: en un sitio u oficina luego en otro.

4 Paralela: es cuando se tiene el sistema antiguo hasta que se haya probado el nuevo perfectamente. El corte y cambio marca el final del ciclo de vida del sistema ahora puede comenzar el uso del nuevo sistema.

Fase de uso

Como se muestra en la figura 8.16, esta fase consta de cinco pasos, que describiremos con mayor detalle a continuación.

1.- Usar el  sistema

Los usuarios usan los sistemas cumplir con los objetivos que se identificaron en la fase de la planificación.

2. Someter el Sistema a Auditoria

Luego de haberse hecho un estudio formal para identificarse que tan bien se está cumpliendo con los criterios de desempeño y se le denomina revisión posterior a la implementación. Este paso se realiza cada año en cuanto se siga usando el sistema.

3. Mantener el sistema

Siempre y cuando el gerente use el sistema este se debe mantener para que siga proporcionando su apoyo. El mantenimiento de sistema efectúa tres razones:

·Para corregir errores.
·Para mantener vigente los sistemas.
·Para mejorar los sistemas.

4. Preparar una propuesta de Reingeniería

Si el sistema empieza a presentar fallas se somete a un sistema de reingeniería donde se le informa a comité de Sistema de Información Gerencial (MIS). Se realiza una propuesta por medio de memorándums o infórmenos donde se especifica la falla e incluye las razones para iniciar el ciclo de vida de sistemas.

5.- Aprobar o rechazar la reingeniería del Sistema

Es el comité de MIS quien decide si se aprueba o no el nuevo ciclo de vida del sistema el cual puede seguir los patrones de reestructuración, retro ingeniería y  pro ingeniería.